1. Inleiding

Bij Toermalijn vinden wij de bescherming van persoonsgegevens belangrijk. Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met de gegevens van onze medewerkers, bezoekers, leveranciers, zakelijke relaties en andere personen met wie wij contact hebben.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe wij ermee omgaan en welke rechten u heeft.

Toermalijn verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de overige toepasselijke privacywetgeving.

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

Het bezoek aan onze website.

Contact met Toermalijn via telefoon, e-mail of andere communicatiekanalen.

De personeelsadministratie en personeelsplanning.

De communicatie met medewerkers via WhatsApp.

De beveiliging van onze bedrijfslocatie.

De zakelijke contacten met leveranciers en andere relaties.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Toermalijn

Website: www.toermalijn.com

Vestigingsplaats: Tilburg

Juridische bedrijfsnaam: Circle Collective BV

Adres: Besterdring 187

KvK-nummer: 83541993

E-mailadres: info@toermalijn.com

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Toermalijn kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.

3.1 Websitebezoekers

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

IP-adres.

Gegevens over uw browser en apparaat.

Bezochte webpagina’s.

Datum en tijdstip van uw bezoek.

Gegevens die u zelf via een contactformulier verstrekt.

De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het functioneren, beveiligen en eventueel verbeteren van onze website.

Het gebruik van analytische of marketingcookies vindt alleen plaats wanneer dit wettelijk is toegestaan en, indien vereist, nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven.

3.2 Medewerkers

Voor het uitvoeren van onze werkzaamheden en het verzorgen van de personeelsadministratie verwerken wij gegevens van medewerkers, waaronder:

Voor- en achternaam.

Adresgegevens.

Telefoonnummer en e-mailadres.

Geboortedatum.

Bankrekeningnummer.

Gegevens over het dienstverband.

Arbeidscontracten en functiegegevens.

Werkroosters en gewerkte uren.

Vakantie- en verlofregistraties.

Ziekte- en verzuimgegevens, voor zover wettelijk toegestaan.

Gegevens die noodzakelijk zijn voor salarisadministratie en wettelijke verplichtingen.

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van het dienstverband, onze wettelijke verplichtingen en de bedrijfsvoering.

3.3 Bezoekers en klanten

Toermalijn kan persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor het naleven van wettelijke voorschriften, het uitvoeren van onze dienstverlening, het waarborgen van de veiligheid of het afhandelen van vragen en klachten.

Wij beperken de verwerking tot gegevens die hiervoor noodzakelijk zijn.

Wij leggen geen klantprofielen aan op basis van het koopgedrag van bezoekers, tenzij wij hierover vooraf afzonderlijk informeren en daarvoor een geldige wettelijke grondslag hebben.

3.4 Leveranciers en zakelijke relaties

Van leveranciers en zakelijke relaties kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

Naam en bedrijfsnaam.

Contactpersoon.

Telefoonnummer.

E-mailadres.

Zakelijke adresgegevens.

Factuur- en betalingsgegevens.

Correspondentie en gemaakte afspraken.

Deze gegevens worden gebruikt voor het onderhouden van zakelijke contacten, het uitvoeren van overeenkomsten en het voldoen aan wettelijke administratieve verplichtingen.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Toermalijn verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor vooraf bepaalde en gerechtvaardigde doeleinden.

De belangrijkste doeleinden zijn:

Het uitvoeren en beheren van arbeidsovereenkomsten.

Het maken en beheren van personeelsroosters.

Het communiceren met medewerkers over diensten en wijzigingen.

Het registreren van dienstbevestigingen.

Het uitvoeren van salaris- en personeelsadministratie.

Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Het beveiligen van onze bedrijfslocatie, medewerkers en bezoekers.

Het onderhouden van contacten met leveranciers en zakelijke relaties.

Het beantwoorden van vragen en klachten.

Het onderhouden en beveiligen van onze website.

5. WhatsApp en digitale personeelsplanning

Toermalijn maakt gebruik van WhatsApp Business om medewerkers te informeren over hun personeelsplanning.

Deze communicatie wordt uitsluitend gebruikt voor personeelsplanning en dienstbevestigingen.

Via WhatsApp kunnen medewerkers bijvoorbeeld berichten ontvangen over:

Ingeplande diensten.

Datum en tijdstip van een dienst.

Wijzigingen in het rooster.

Het verzoek om een dienst te bevestigen.

Openstaande diensten die eventueel kunnen worden overgenomen.

Medewerkers kunnen via antwoordknoppen of tekstberichten aangeven of zij een dienst accepteren of afwijzen.

Welke gegevens verwerken wij?

In het kader van deze communicatie verwerken wij:

Naam van de medewerker.

Mobiel telefoonnummer.

Informatie over de ingeplande dienst.

Reacties op berichten, bijvoorbeeld JA of NEE.

Datum en tijdstip van de reactie.

Technische berichtgegevens die noodzakelijk zijn voor de verwerking.

Welke systemen gebruiken wij?

Voor deze dienstverlening maken wij gebruik van:

WhatsApp Business Platform (Meta): voor het versturen en ontvangen van berichten.

Shiftbase: voor personeelsplanning en personeelsgegevens.

n8n: voor het automatisch verwerken van berichten en het koppelen van WhatsApp-reacties aan de personeelsplanning.

Deze systemen worden uitsluitend gebruikt voor de hierboven beschreven personeelsplanningsdoeleinden.

De WhatsApp-communicatie is niet bedoeld voor marketing, commerciële aanbiedingen of andere niet-werk gerelateerde communicatie.

6. Cameratoezicht en beveiliging

Ter bescherming van medewerkers, bezoekers, eigendommen en de veiligheid binnen en rondom onze bedrijfslocatie kan Toermalijn gebruikmaken van cameratoezicht.

Camerabeelden worden uitsluitend verwerkt voor beveiligingsdoeleinden, waaronder:

Het voorkomen en onderzoeken van diefstal.

Het voorkomen en onderzoeken van incidenten.

Het beschermen van medewerkers en bezoekers.

Het beveiligen van eigendommen en bedrijfsmiddelen.

Het ondersteunen van onderzoek naar beveiligingsincidenten.

Camerabeelden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, tenzij er een concrete aanleiding bestaat om beelden langer te bewaren, bijvoorbeeld in verband met een incident of een lopend onderzoek.

Bij het gebruik van cameratoezicht houden wij rekening met de toepasselijke privacywetgeving en de rechten van betrokkenen.

7. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij gegevens?

Toermalijn verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst, overeenkomst met een leverancier of andere overeenkomst.

Wettelijke verplichting

Wanneer Toermalijn wettelijk verplicht is bepaalde gegevens te verwerken of te bewaren, bijvoorbeeld voor de belastingadministratie of personeelsadministratie.

Gerechtvaardigd belang

Wanneer verwerking noodzakelijk is voor gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, zoals bedrijfsbeveiliging, het voorkomen van fraude en het efficiënt organiseren van personeelsplanning. Hierbij wordt rekening gehouden met de privacybelangen van betrokkenen.

Toestemming

Wanneer een specifieke verwerking wettelijk op toestemming moet worden gebaseerd, vragen wij hiervoor vooraf toestemming. Deze toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.

8. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Toermalijn verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met externe partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering, dienstverlening of wettelijke verplichtingen.

Dit kan onder andere betrekking hebben op:

Meta Platforms (WhatsApp Business).

Shiftbase.

n8n.

Onze salarisadministrateur.

Onze accountant.

IT- en softwareleveranciers.

Bevoegde overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die namens Toermalijn persoonsgegevens verwerken, worden waar vereist passende afspraken gemaakt over de bescherming en verwerking van persoonsgegevens.

Deze partijen mogen persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken wanneer zij uitsluitend als verwerker voor Toermalijn optreden.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers van software en communicatiediensten kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt Toermalijn ervoor dat dit uitsluitend gebeurt wanneer daarvoor een geldige wettelijke doorgiftegrondslag bestaat en passende waarborgen zijn getroffen.

Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door middel van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Toermalijn bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.

Voor verschillende gegevens kunnen verschillende bewaartermijnen gelden.

Wij hanteren onder andere de volgende uitgangspunten:

Personeelsgegevens: gedurende het dienstverband en daarna zolang dit noodzakelijk is of wettelijk verplicht is.

Salaris- en fiscale gegevens: volgens de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

WhatsApp-berichten over personeelsplanning: zolang deze noodzakelijk zijn voor de personeelsplanning en de bijbehorende administratie.

Dienstbevestigingen: zolang deze nodig zijn voor de planning, controle en eventuele afhandeling van werkgerelateerde vragen.

Camerabeelden: niet langer dan noodzakelijk voor beveiligingsdoeleinden, behoudens incidenten of wettelijke verplichtingen.

Zakelijke correspondentie: zolang deze noodzakelijk is voor de zakelijke relatie en eventuele wettelijke verplichtingen.

Websitegegevens: zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn en er geen wettelijke bewaarplicht meer geldt, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

11. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Toermalijn neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

Verlies of vernietiging.

Onbevoegde toegang.

Ongewenste openbaarmaking.

Onrechtmatige verwerking.

Ongeoorloofde wijziging.

De toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot medewerkers en externe partijen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Daarnaast maken wij waar mogelijk gebruik van beveiligde verbindingen, toegangsbeperkingen en passende beveiligingsmaatregelen binnen de gebruikte software.

12. Geautomatiseerde verwerking en besluitvorming

Toermalijn maakt gebruik van geautomatiseerde systemen voor het versturen en verwerken van berichten over personeelsplanning.

Deze systemen kunnen bijvoorbeeld automatisch een WhatsApp-bericht versturen en een reactie zoals JA of NEE registreren.

De geautomatiseerde verwerking is uitsluitend bedoeld om de personeelsplanning te ondersteunen.

Er worden op basis van deze berichten geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten genomen waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die medewerkers anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

13. Uw privacy rechten

Iedereen van wie Toermalijn persoonsgegevens verwerkt, heeft onder de AVG bepaalde rechten.

U kunt onder andere verzoeken om:

Inzage in uw persoonsgegevens.

Correctie van onjuiste gegevens.

Verwijdering van persoonsgegevens wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat.

Beperking van de verwerking.

Overdracht van persoonsgegevens.

Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht en doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen voordat wij een verzoek behandelen. Dit doen wij om te voorkomen dat persoonsgegevens aan onbevoegden worden verstrekt.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een verzoek. In bepaalde gevallen kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd.

14. Klachten

Wanneer u vragen of klachten heeft over de manier waarop Toermalijn met persoonsgegevens omgaat, kunt u contact met ons opnemen via:

info@toermalijn.nl

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

15. Cookies en websitegebruik

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Functionele cookies kunnen noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website.

Wanneer wij analytische of marketingcookies gebruiken waarvoor toestemming vereist is, vragen wij hiervoor vooraf toestemming via de cookiemelding op onze website.

Via de cookie-instellingen kunt u uw voorkeuren aanpassen.

Voor meer informatie over de cookies die op onze website worden gebruikt, verwijzen wij naar de cookie-instellingen.

16. Websites van derden

Onze website kan links bevatten naar websites van derden.

Toermalijn is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze externe websites omgaan met persoonsgegevens.

Wij adviseren bezoekers om de privacyverklaring van de betreffende website te raadplegen.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Toermalijn behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen wanneer onze dienstverlening, bedrijfsvoering of toepasselijke wetgeving daarom vraagt.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op:

www.toermalijn.com

Wij adviseren bezoekers en medewerkers deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

Toermalijn – Tilburg

Laatst bijgewerkt: 2 november 2026.